Pytanie wraca regularnie i zwykle w tym samym momencie: przy wejściu do firmy pojawia się urządzenie, przełożony rozdaje karty i informuje, że od pierwszego trzeba się odbijać. Ktoś od razu pyta, czy to w ogóle wolno.
Krótka odpowiedź: tak, wolno. Dłuższa jest ciekawsza, bo pracodawca nie tylko może to robić, ale w pewnym zakresie po prostu musi.
Dlaczego pracodawca w ogóle to robi
Prowadzenie ewidencji czasu pracy nie jest przywilejem pracodawcy ani przejawem nieufności. Jest jego obowiązkiem wynikającym z Kodeksu pracy. Pracodawca ma prowadzić dla każdego pracownika dokument pokazujący, ile godzin ten przepracował, w jakich dniach, kiedy pracował w nocy, kiedy w nadgodzinach i kiedy był nieobecny.
Bez tego dokumentu nie da się poprawnie naliczyć wynagrodzenia ani dodatków, a jego brak jest wykroczeniem, za które Państwowa Inspekcja Pracy nakłada karę. Elektroniczny czytnik jest po prostu narzędziem, którym ten obowiązek się wypełnia. Papierowa lista obecności też nim była, tylko mniej dokładnym. Tak prowadzona ewidencja czasu pracy nie jest więc dodatkową kontrolą nałożoną na pracownika, ale wykonaniem czegoś, co pracodawca musiał robić i wcześniej.
Warto od razu zauważyć, że dokument ten działa w obie strony. To on jest dowodem na to, że pracownik został po godzinach, i to na jego podstawie należą się dodatki.
Czego pracodawca nie może
Granica jest wyznaczona zasadą, którą RODO nazywa minimalizacją danych: zbierać wolno tylko to, co jest niezbędne do celu.
Celem jest ustalenie czasu pracy. Z tego wynika kilka konkretnych ograniczeń.
- Pracodawca nie może wykorzystywać danych z czytnika do celów, o których pracownika nie poinformował. Jeśli zebrał je po to, by prowadzić ewidencję, nie może na ich podstawie budować oceny osobowości czy prowadzić niejawnego monitoringu.
- Nie może zbierać danych o lokalizacji pracownika poza czasem pracy. Aplikacja rejestrująca położenie po godzinach albo w weekend wykracza poza cel.
- Nie może żądać danych biometrycznych, czyli odcisku palca, wyłącznie dla wygody rozliczeń. Kodeks pracy dopuszcza przetwarzanie takich danych bez zgody pracownika tylko wtedy, gdy jest to niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji albo pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.
- Nie może udostępniać danych o godzinach pracy osobom, które nie mają do tego upoważnienia. Kolega z innego działu nie ma prawa oglądać, o której wchodzisz.
Ostatni punkt bywa łamany najczęściej i najmniej świadomie, na przykład gdy zestawienie spóźnień zostaje wywieszone w pokoju socjalnym albo rozesłane mailem do całego zespołu.
O czym pracodawca musi Cię poinformować
Zanim system zacznie działać, pracownik powinien dostać komplet informacji. To nie kurtuazja, tylko obowiązek wynikający z RODO.
W klauzuli informacyjnej powinno znaleźć się, kto jest administratorem danych, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej dane są przetwarzane, jak długo będą przechowywane, komu mogą zostać przekazane i jakie prawa ma osoba, której dotyczą. Przy systemie w chmurze dochodzi informacja o tym, że dane przetwarza także dostawca usługi.
Sposób potwierdzania obecności powinien być również opisany w regulaminie pracy, a w firmach, które regulaminu mieć nie muszą, w obwieszczeniu podanym do wiadomości pracowników. Jeśli zmiana wchodzi przez regulamin, obowiązuje termin: staje się skuteczna po dwóch tygodniach od ogłoszenia.
Czy trzeba wyrazić zgodę
Tu kryje się najczęstsze nieporozumienie, i to po obu stronach.
Na zwykłą rejestrację czasu pracy zgoda nie jest potrzebna i nie powinna być zbierana. Podstawą jest obowiązek prawny pracodawcy, a nie dobrowolna decyzja pracownika. Dlatego oświadczenie w stylu „wyrażam zgodę na rejestrację mojego czasu pracy” jest dokumentem zbędnym, a wręcz wadliwym: sugeruje, że zgodę można wycofać, czego przy obowiązku ustawowym zrobić nie sposób.
Inaczej jest z odciskiem palca. Tu zgoda ma znaczenie, a odmowa jej udzielenia nie może być podstawą do niekorzystnego traktowania pracownika. Jeżeli nie chcesz rejestrować odcisku, pracodawca powinien udostępnić inną metodę: kartę albo kod PIN. Z punktu widzenia ewidencji efekt jest identyczny.
Jakie masz prawa
Cztery, które przydają się w praktyce najczęściej.
- Wgląd we własne dane. Możesz poprosić o informację, jakie dane o Twoim czasie pracy są przetwarzane, i o kopię ewidencji za wskazany okres.
- Sprostowanie. Jeśli wpis jest błędny, na przykład zapomniałeś odbić wyjście i system zapisał zerowy dzień, masz prawo żądać poprawienia. Firma powinna mieć na to opisaną procedurę.
- Informacja o odbiorcach danych. Możesz zapytać, komu dane są przekazywane, na przykład czy trafiają do biura rachunkowego.
- Skarga. Jeśli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a w sprawach dotyczących czasu pracy zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy.
Sytuacje graniczne, które budzą najwięcej wątpliwości
Czytnik przy drzwiach otwiera też wejście. To dopuszczalne, ale wtedy jedno urządzenie realizuje dwa cele: ewidencję czasu pracy i kontrolę dostępu. Oba powinny być opisane w klauzuli informacyjnej osobno.
Cztery minuty od czytnika do stanowiska. Jeśli po odbiciu trzeba jeszcze przejść halę albo się przebrać, moment rozpoczęcia czasu pracy warto mieć zapisany w regulaminie. Brak takiego zapisu jest częstym źródłem sporów o nadgodziny.
Praca zdalna. Ewidencja obowiązuje niezależnie od miejsca wykonywania pracy. Pracodawca może więc wymagać rejestrowania godzin także z domu, ale nadal nie może monitorować, co robisz na prywatnym urządzeniu poza czasem pracy.
Podsumowanie
Pracodawca może i powinien wiedzieć, ile godzin pracujesz, bo bez tego nie policzy Twojego wynagrodzenia i naruszy prawo. Nie może natomiast zbierać przy tej okazji danych, które do tego celu nie są potrzebne, ani wykorzystywać ich do czegoś innego, niż zapowiedział. Twoim głównym narzędziem jest prawo do informacji: zapytaj, na jakiej podstawie i w jakim celu.
Powyższy tekst opisuje ogólne zasady i nie zastępuje porady prawnej. W indywidualnej sprawie warto skontaktować się z okręgowym inspektoratem pracy.
Jeśli interesuje Cię, jak takie systemy wyglądają od strony pracodawcy i jakie dane faktycznie zapisują, sprawdź, jak działa taki system na przykładzie rozwiązania dostępnego na polskim rynku.