Planujesz organizację konferencji, imprezy integracyjnej lub spotkania biznesowego? Chcesz zatrudnić firmę eventową, ale nie nie wiesz, na co zwrócić uwagę przy wyborze idealnego wykonawcy? Poznaj 10 ważnych pytań, które warto zadać przy ustalaniu szczegółów wydarzenia!
Firma eventowa — czym dokładnie się zajmuje?
Firmy eventowe zajmują się organizacją różnego rodzaju wydarzeń dla klientów indywidualnych i (częściej) biznesowych. Ich zadaniem jest przygotowanie eventu od a do zet, czyli zadbanie o wszystkie szczegóły imprezy. Jeśli chcesz się przekonać, jak to wygląda w praktyce, wejdź na stronę cafepr.pl, aby sprawdzić, co może Ci zaoferować firma eventowa. Zaletą korzystania z tego rodzaju usług jest przede wszystkim możliwość bardzo dokładnego dopasowania szczegółów wydarzenia do Twoich oczekiwań.
Co można zlecić firmie eventowej?
Firmie eventowej możesz powierzyć kompleksową organizację takich wydarzeń, jak:
- konferencje i seminaria,
- szkolenia i warsztaty,
- spotkania integracyjne,
- bankiety i gale biznesowe,
- spotkania świąteczne dla firm,
- imprezy sportowe, np. biegi charytatywne.
To tylko kilka przykładów imprez, które znajdziesz w portfolio firm zajmujących się organizowaniem eventów. Oferta jest zwykle znacznie szersza. Może obejmować zarówno przygotowanie logistyczne, jak i zapewnienie bazy noclegowej, wyżywienia, np. cateringu, oprawy muzycznej czy nawet zabezpieczenia medycznego (w przypadku zawodów sportowych).
Jak wybrać dobrą firmę eventową?
Jeśli planujesz duże wydarzenie, wszystkie szczegóły muszą zostać „dopięte na ostatni guzik”. Wybór firmy eventowej warto więc dobrze przemyśleć, aby uniknąć przykrych niespodzianek. Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystko odbędzie się zgodnie z planem, zadaj potencjalnemu wykonawcy 10 poniższych pytań. Pozwolą Ci określić, czy masz do czynienia z godnymi zaufania profesjonalistami.
1. Jakie firma ma doświadczenie w organizacji podobnych wydarzeń?
Warto o to spytać, szczególnie jeśli impreza jest mniej typowa, np. bardzo duża lub organizowana w nieoczywistym miejscu. Mile widziane jest również portfolio firmy oraz referencje dotychczasowych klientów.
2. Jak będzie wyglądał proces organizacji eventu?
Zweryfikuj, czy wykonawca jest w stanie przedstawić Ci kolejne etapy realizacji — od koncepcji po obsługę wydarzenia na miejscu. W ten sposób sprawdzisz, czy firma rzeczywiście “zna się na rzeczy”.
3. Czy organizator ma własny sprzęt i niezbędne wyposażenie?
Upewnij się, czy zapewnienie wszystkich potrzebnych elementów imprezy (np. rzutnika, stołów i krzeseł, ekspresów do kawy) leży po stronie firmy eventowej. Jeśli tak nie jest, weź pod uwagę, że czekają Cię dodatkowe wydatki związane z wypożyczeniem wyposażenia.
4. Czy firma może przedstawić szczegółowy kosztorys?
Koszt usługi to podstawowa kwestia, o jaką należy zapytać. Upewnij się również, jakie dokładnie elementy mieszczą się w cenie i czy nie ma żadnych ukrytych kosztów, np. za transport, catering itp.
5. Jak wygląda polityka odwołań i ewentualnych zmian?
Warto się upewnić, czy w razie jakichkolwiek zmian, np. zwiększenia liczby gości, rezygnacji z części atrakcji, firma organizatorska jest gotowa na elastyczne działanie i otwarta na Twoje sugestie.
6. Z kim masz się kontaktować w sprawie organizacji eventu?
Najlepiej poprosić o namiary na co najmniej dwie osoby odpowiedzialne za wydarzenie po stronie firmy eventowej — dla pewności.
7. Jak firma radzi sobie w sytuacjach awaryjnych?
“Pożary” mogą się zdarzyć nawet podczas najlepiej przygotowanej imprezy. To może być np. brak prądu, awaria sprzętu itp. Dowiedz się, czy firma ma opracowane zasady postępowania w takich sytuacjach.
8. Czy firma organizowała już wydarzenia w miejscu, które Cię interesuje?
Jeśli agencja eventowa współpracowała już z obiektem, w którym planujesz imprezę, to dobry znak. Znajomość specyfiki działania danego hotelu, restauracji, sali konferencyjnej czy instytucji ułatwi organizację i komunikację.
9. Ile projektów firma eventowa realizuje jednocześnie?
To ważne pytanie, ponieważ sporo imprez przygotowywanych w tym samym czasie może sprawić, że firma będzie miała problem, żeby “wyrobić się” ze wszystkim. Nie musi to oczywiście być regułą, jeśli agencja eventowa ma wielu pracowników.
10. Jak jest skonstruowana umowa?
Umowa to bardzo ważny dokument, na podstawie którego możesz dochodzić roszczeń, gdyby coś poszło nie tak. Poproś o zaprezentowanie wzoru umowy i daj sobie czas na dokładne zapoznanie się z wszystkimi zapisami. Jeśli coś jest dla Ciebie niejasne — pytaj!
Dobra firma eventowa, czyli jaka?
Godna zaufania firma eventowa to taka, która potrafi bez problemu odpowiedzieć na powyższe pytania i przedstawić Ci klarowne warunki współpracy. Warto poświęcić czas na wybranie odpowiedniego partnera przy organizacji wydarzenia — by odbyło się zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.